Wat loop je mis door gemiste oproepen, no-shows en trage offertes?

Indicatieve berekening: omzet, geen winst. We rekenen met 52 weken per jaar (gemiddeld 4,33 per maand). Het deel van de offertes dat afhaakt door een trage reactie is een schatting die je zelf invult. Er wordt niets verstuurd of opgeslagen.

Waarom dit zo oploopt

Wie een vakman belt en geen gehoor krijgt, belt meestal meteen de volgende, zeker bij storingen en spoed. Een afspraak waar niemand komt, is een gat in je agenda dat je niet meer vult. En een offerte die pas na dagen komt, wordt vaak al door een ander uitgevoerd.

Wat helpt

Een gemiste oproep wordt binnen seconden een WhatsApp-bericht, een herinnering de dag ervoor (met een aanbetaling als je dat wilt) halveert het aantal no-shows vaak, en een offerte die je de dag zelf verstuurt en vanzelf opvolgt, haakt minder snel af. Zie Bereikbaar en Kantoor, of vraag de gratis SEO- & GEO-scan aan.

Zo vul je de getallen in

Gemiste oproepen. Kijk in de oproeplijst van je telefoon hoeveel oproepen je deze week niet hebt opgenomen en ook niet hebt teruggebeld. Tel bekende leveranciers en verkopers niet mee; de rest zijn meestal nieuwe of bestaande klanten.

Kans dat het een klus was. Niet elke beller wordt een klant. Denk aan de laatste keren dat je wel opnam: hoe vaak kwam daar werk uit? Vul liever een voorzichtige schatting in dan een hoge.

Opbrengst per klus of afspraak. Neem wat je gemiddeld factureert, niet je grootste opdracht van het jaar.

No-shows. Tel de afspraken waarbij de klant niet kwam of niet thuis was, zonder af te zeggen.

Offertes. Tel hoeveel offertes of prijsopgaven je per maand verstuurt, en schat hoeveel klanten afhaken omdat ze te lang op je reactie moesten wachten.

Per branche anders

Bij een installateur of aannemer gaat het vaak om minder oproepen met een hoge opbrengst: één gemiste storing of verbouwing telt flink. Bij een kapper, salon of praktijk zijn de bedragen per afspraak lager, maar komen no-shows vaker voor. Een fietsenmaker of garage zit er vaak tussenin, met veel korte vragen aan de telefoon. Vul daarom je eigen getallen in; de waarden die er nu staan zijn alleen een begin.

Wat je met de uitkomst doet

Kijk welk van de drie bedragen het grootst is. Zijn dat de gemiste oproepen, begin dan met Bereikbaar: elke beller krijgt meteen een bericht en jij een aanvraag. Zijn het de no-shows, dan helpen herinneringen de dag ervoor. Zijn het de trage offertes, dan helpt Kantoor, waarmee je een offerte dezelfde dag verstuurt en vanzelf opvolgt. Elk pakket kun je 14 dagen gratis proberen.

Het hoeft niet in één keer. Je kunt beginnen met één onderdeel, een maand kijken wat het oplevert en daarna pas de volgende stap zetten. In je dashboard zie je dan zwart op wit hoeveel oproepen er binnenkwamen, hoeveel we opvingen en hoeveel daarvan een klus of afspraak werden. Zo weet je na een tijdje of de getallen die je hier invulde klopten, en wat het je echt opleverde.