Digitale werkbon: wat moet erop staan?

Een werkbon is het verslag van een klus: wie er was, wat er is gedaan en wat er is gebruikt. Anders dan voor een factuur bestaat er geen algemene lijst met verplichte gegevens voor een werkbon. Toch loont het om hem goed in te richten, want de werkbon is meestal de basis voor je factuur, je voorraad en de volgende afspraak met de klant. In dit artikel lees je wat erop moet, wat het extra handig maakt en hoe je overstapt van papier naar digitaal.

Wat er minimaal op moet

• Klantgegevens en werkadres
• Datum, de monteur of medewerker en eventueel het object (merk, type, kenteken of serienummer)
• De klacht of opdracht, en wat er gedaan is
• Gewerkte tijd en eventueel kilometers
• Gebruikte onderdelen en materialen
• Afwijkende afspraken, bijvoorbeeld een vaste prijs
• Betaalwijze: ter plekke, met een betaallink of op rekening

Van werkbon naar factuur

Een factuur moet wel aan vaste eisen voldoen, zoals een uniek factuurnummer, de datum van het werk, een omschrijving van wat je hebt geleverd, het btw-tarief en het btw-bedrag. Staat dat al goed op de werkbon, dan is de factuur een kwestie van controleren en versturen.

Let vooral op de omschrijving van het werk. Voor sommige werkzaamheden aan woningen geldt 9% btw, bijvoorbeeld schilderen, stukadoren, behangen en isoleren van woningen die ouder zijn dan 2 jaar; voor veel ander werk aan woningen geldt 21%. Bij een grotere klus splits je dat op de offerte en de factuur. Een werkbon die per onderdeel laat zien wat er is gedaan, maakt dat splitsen een stuk makkelijker. Twijfel je welk tarief bij jouw werk hoort? Vraag het je boekhouder.

Wat het extra handig maakt

• Foto's van voor en na. Handig bij vragen achteraf, en als bewijs van de staat waarin je het aantrof.
• Bevindingen voor de volgende keer, zoals een onderdeel dat binnenkort aan vervanging toe is.
• Een vervolgklus als er nog iets moet gebeuren, zodat die niet vergeten wordt.
• Akkoord van de klant op meerwerk, met een handtekening of een bevestiging op de telefoon.
• Een vinkje voor een reviewverzoek, zodat de klant na afloop vanzelf een vraag om een review krijgt.

Meerwerk goed vastleggen

Blijkt tijdens de klus dat er meer moet gebeuren dan afgesproken, leg dat dan meteen vast op de werkbon: wat er extra nodig is, waarom, en wat het ongeveer kost. Laat de klant akkoord geven voordat je begint. Dat voorkomt discussie als de factuur komt, en de klant weet waar hij aan toe is.

Hoe lang bewaar je werkbonnen?

Facturen en de rest van je administratie bewaar je volgens de Belastingdienst in de regel zeven jaar, en tien jaar als het om onroerende zaken gaat. Digitaal bewaren mag, zolang je administratie volledig en controleerbaar blijft. Omdat een werkbon de onderbouwing van je factuur is, is het verstandig hem even lang te bewaren als die factuur. Zo kun je altijd laten zien waar een bedrag vandaan komt.

Waarom digitaal

Een papieren werkbon moet 's avonds worden overgetypt, raakt kwijt of is onleesbaar. Een digitale werkbon is direct leesbaar op kantoor, wordt meteen de basis voor de factuur, en gebruikte onderdelen worden direct van de voorraad afgeboekt. Je ziet ook in één oogopslag welke klussen klaar zijn en welke nog op een onderdeel wachten.

Zo stap je over

• Bepaal welke velden altijd ingevuld moeten zijn, en maak die verplicht.
• Begin met één medewerker en een paar klussen, en vraag wat er onhandig is.
• Zorg dat de werkbon ook zonder goed bereik op de telefoon te gebruiken is.
• Spreek af wie op kantoor de werkbonnen controleert voordat de factuur weggaat.

Hoe het bij Corvo Apex gaat

In het monteursportaal van Kantoor meldt de monteur de werkbon af op zijn telefoon, met foto's, materialen en eventueel een handtekening. De factuur staat daarna klaar voor jouw akkoord. Bekijk het in de dashboard demo.