Minder administratie als zzp'er: een checklist

De checklist

• Eén ingang voor aanvragen. Telefoon, WhatsApp en website komen samen in één overzicht, zodat je niets hoeft te zoeken.
• Vaste vragen bij een aanvraag. Adres, probleem, foto en moment in één keer, zonder nabellen.
• Afspraak bevestigen met één tik. En de klant automatisch een herinnering sturen.
• Werkbon op je telefoon. Tijd en materiaal direct na de klus vastleggen.
• Factuur uit de werkbon. Niets overtypen, alleen controleren en akkoord geven.
• Betaallink of pinnen ter plekke. Minder openstaande facturen.
• Automatische herinnering. Voor wie niet op tijd betaalt.
• Bonnetjes direct fotograferen. In plaats van aan het eind van het kwartaal zoeken.
• Eén keer per week tien minuten kijken. Wat staat er open, wat moet er nog gebeuren?

Waar de meeste tijd in zit

Voor veel zelfstandigen zit de meeste tijd niet in de boekhouding zelf, maar in alles ervoor: aanvragen beantwoorden, terugbellen, gegevens overtypen. Daar valt dus ook de meeste winst te halen.

Zo pak je het aan in vier weken

Alles tegelijk veranderen werkt zelden. Neem liever elke week één stap:

• Week 1: meten. Schrijf een week lang op hoeveel tijd je kwijt bent aan aanvragen, terugbellen, plannen, werkbonnen, facturen en bonnetjes. Dan weet je waar je moet beginnen.
• Week 2: één ingang. Laat telefoon, WhatsApp en je website op één plek uitkomen, en zet de vaste vragen bij een aanvraag klaar.
• Week 3: van werkbon naar factuur. Leg tijd en materiaal vast op je telefoon, en maak de factuur uit die gegevens in plaats van alles opnieuw in te typen.
• Week 4: betalen en herinneren. Zet een betaallink op elke factuur en laat herinneringen vanzelf gaan.

Wat je wettelijk moet bewaren

Minder administratie betekent niet minder bewaren. De basisgegevens van je administratie bewaar je 7 jaar, en gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, 10 jaar. Digitaal bewaren mag, maar je bestanden moeten bij een controle bruikbaar zijn. Twijfel je of je een papieren bonnetje na het fotograferen mag weggooien, vraag het dan na bij je boekhouder of de Belastingdienst.

Betaaltermijnen en herinneringen

Een automatische herinnering werkt het best als je vooraf duidelijk bent over de termijn. Spreek je met een zakelijke klant niets af, dan geldt een betaaltermijn van 30 dagen; een afgesproken termijn mag in de regel niet langer zijn dan 60 dagen. Voor consumenten is er geen vaste wettelijke termijn: die spreek je zelf af, en hij moet redelijk zijn. Betaalt een consument niet op tijd, dan stuur je eerst een gratis herinnering die hem nog minstens 14 dagen de tijd geeft, voordat je incassokosten mag rekenen.

Veelgemaakte fouten

• Factureren aan het eind van de maand. Hoe later de factuur, hoe later het geld. Stuur hem direct na de klus.
• Elke keer een nieuwe prijs bedenken. Een vaste prijslijst voor je meest voorkomende werk scheelt rekenen en discussie.
• Afspraken in je hoofd. Wat niet in je agenda staat, vergeet je een keer. Zet ook terugbelafspraken erin.
• Bonnetjes in de bus bewaren. Thermisch papier vervaagt; maak direct een foto.

Hoe Corvo Apex helpt

Kantoor in de Solo-variant is gemaakt voor de eenmanszaak: aanvraag, werkbon en factuur in één keten, zonder overtypen. Bekijk het in de demo.