Aanbetaling vragen bij een afspraak in je salon: mag dat, en hoe doe je het netjes?

In dit artikel lees je wat er mag, wat je vooraf aan de klant vertelt, en hoe je het in de praktijk regelt zonder je vaste klanten tegen je te krijgen.

Mag je in je salon een aanbetaling vragen?

Ja. Je mag als ondernemer zelf bepalen onder welke voorwaarden je een afspraak aanneemt, en een aanbetaling hoort daarbij. Belangrijk is dat de klant het weet voordat hij boekt, en ermee instemt.

Zet daarom in je voorwaarden en op de boekingspagina:
- bij welke behandelingen je een aanbetaling vraagt, en hoeveel;
- tot wanneer de klant kosteloos kan afzeggen of verzetten;
- wat er met de aanbetaling gebeurt als de klant op tijd afzegt, te laat afzegt of niet komt;
- dat de aanbetaling wordt verrekend met het bedrag van de behandeling.

Geef je algemene voorwaarden mee vóór of bij het boeken, bijvoorbeeld met een link op de boekingspagina die de klant moet aanvinken.

Wat is redelijk?

De toezichthouder voor consumenten (ACM) is daar duidelijk over: een bedrijf mag annuleringskosten rekenen, maar ze moeten redelijk zijn. Denk aan de tijd die je echt kwijt bent, of producten die je speciaal hebt besteld. Kosten die je nog kunt besparen, bijvoorbeeld omdat je de plek nog kunt vullen, mag je in principe niet doorrekenen.

In de praktijk betekent dat: een aanbetaling die een deel van de behandeling dekt, is beter uit te leggen dan het volledige bedrag. Hoe later een klant afzegt, hoe meer je kunt inhouden. Staat er een vast bedrag in je voorwaarden, dan moet je kunnen uitleggen waarom dat bedrag redelijk is.

Online geboekt? Let op de bedenktijd

Bij diensten die online of telefonisch worden afgesproken, kan de wettelijke bedenktijd van 14 dagen gelden. De wet maakt een uitzondering voor een paar soorten diensten op een vaste datum, zoals catering, accommodatie en vrijetijdsbesteding (artikel 6:230p BW). Of een behandeling in een salon daaronder valt, is niet zeker: de wet noemt behandelingen niet, en ook de ACM geeft er geen uitsluitsel over.

Ga er daarom voor de zekerheid van uit dat de bedenktijd kan gelden. Zegt een klant binnen 14 dagen na het boeken af, dan kan hij zijn aanbetaling in principe terugvragen. Boekt een klant verder vooruit, dan is de bedenktijd vaak al voorbij als de afspraak eraan komt. Wil een klant binnen die 14 dagen geholpen worden, vraag dan bij het boeken of hij uitdrukkelijk wil dat je binnen de bedenktijd begint, en leg dat vast.

Onze tip: vermeld op je boekingspagina duidelijk wat er voor jouw afspraken geldt, en laat je voorwaarden bij twijfel nakijken door een jurist of je branchevereniging. Liever één keer goed geregeld dan een discussie bij elke afzegging.

Bij welke afspraken vraag je een aanbetaling?

Je hoeft niet bij iedereen een aanbetaling te vragen. Veel salons kiezen voor:
- lange behandelingen, zoals kleuren, extensions, een complete nagelset of een bruidskapsel;
- nieuwe klanten die je nog niet kent;
- afspraken op drukke momenten, zoals zaterdag of de dagen voor de feestdagen;
- klanten die eerder niet zijn gekomen.

Vaste klanten die altijd netjes komen, kun je uitzonderen. Zo houd je het persoonlijk.

Twijfel je of het nodig is? Kijk dan eerst naar je eigen cijfers. Komen no-shows vooral voor bij één soort behandeling of op één dag, dan kun je de aanbetaling daartoe beperken. Zo houd je het boeken voor de meeste klanten net zo makkelijk als nu.

Vraag je de aanbetaling bij online boeken, dan betaalt de klant meteen bij het kiezen van een moment. Hoe online boeken zonder commissie werkt, lees je bij online boeken voor kappers en salons.

Zo breng je het vriendelijk

De toon maakt veel uit. Leg kort uit waarom: 'Voor deze behandeling reserveren we drie uur voor je. Daarom vragen we bij het boeken een aanbetaling, die we verrekenen met je behandeling.'

Vermeld in de bevestiging nog eens tot wanneer de klant kosteloos kan verzetten. En zeg jij zelf een afspraak af, bijvoorbeeld door ziekte, betaal de aanbetaling dan direct terug of laat de klant kiezen voor een nieuwe datum.

Zet dezelfde uitleg ook op je website bij de behandelingen, zodat het voor niemand een verrassing is. Een klant die het vooraf leest, kiest bewust en voelt zich achteraf niet overvallen. En als een klant er toch over begint: blijf vriendelijk en wijs op wat er bij het boeken is afgesproken.

Verrekenen en administratie

Een aanbetaling is geen extra bedrag, maar een deel van de prijs. Zorg dat hij op de bon of factuur zichtbaar wordt verrekend, zodat de klant precies ziet wat er al betaald is en wat er nog openstaat.

Vraag je boekhouder hoe je aanbetalingen en ingehouden bedragen boekt, ook voor de btw. En houd bij welke aanbetalingen nog open staan, zodat er niets blijft liggen.

Een aanbetaling in je eigen systeem

Het werkt het makkelijkst als de aanbetaling direct bij het online boeken wordt betaald en vanzelf bij de afspraak staat. In Corvo Apex kan een salon per dienst een aanbetaling instellen; aan de kassa wordt die automatisch verrekend met de behandeling. Meer over wat Corvo Apex voor een salon doet, staat op Corvo Apex voor kappers en salons. Wil je vooral minder afspraken die niet doorgaan, lees dan ook afspraken automatiseren: een bevestiging en een herinnering vooraf helpen al veel.