Corvo Apex7 taken die je uitbesteedt aan een digitale kantoorkracht
Een digitale kantoorkracht neemt het vaste regelwerk over: berichten beantwoorden, gemiste oproepen opvolgen, afspraken plannen, werkbonnen omzetten in facturen en achter betalingen aan. Voor een klein bedrijf scheelt dat al snel een paar uur per week, vaak de uren die nu 's avonds aan de keukentafel gaan. Wat blijft: het vakwerk, het persoonlijke contact en de beslissingen.
Gepubliceerd op
Hieronder de zeven taken die het vaakst worden overgenomen, met een rekenvoorbeeld en wat je beter zelf houdt.
Wat is een digitale kantoorkracht?
Een digitale kantoorkracht is software die het vaste regelwerk van je kantoor overneemt, op de kanalen die je klanten al gebruiken: de telefoon, WhatsApp, je website en de mail. Hij werkt binnen regels die jij bepaalt, zegt eerlijk dat hij een digitale assistent (AI) is, en legt alles wat lastig is bij jou neer. Het verschil met een losse chatbot of een los facturatieprogramma: alles hangt aan elkaar. Een vraag via WhatsApp wordt een afspraak, de afspraak een werkbon en de werkbon een factuur, zonder dat iemand iets overtypt. Meer over hoe dat bij een klein bedrijf werkt, lees je bij AI-automatisering voor het mkb.
1. Gemiste oproepen opvolgen
Wie belt terwijl jij niet kunt opnemen, krijgt binnen een minuut een WhatsApp van je bedrijf met de vraag waarmee je kunt helpen. De aanvraag staat daarna compleet in je planning. Voor een vakman die op een klus staat, is dit vaak de taak die het meeste oplevert: een beller die niemand bereikt, belt meestal de volgende. Meer hierover lees je bij gemiste oproepen automatiseren.
2. Vaste vragen in WhatsApp en de websitechat
Openingstijden, wat iets ongeveer kost, of je in hun woonplaats komt, hoe lang iets duurt: een digitale assistent beantwoordt ze met jouw eigen gegevens. Bij een aanvraag vraagt hij door tot alles bekend is: wat er aan de hand is, het adres, een foto. Jij kunt altijd meelezen en overnemen. Hoe dat werkt op je eigen nummer, staat bij WhatsApp-automatisering; voor de chat op je website zie AI-klantenservice.
3. Afspraken plannen en herinneren
Klanten boeken zelf in je echte agenda, via een link op je website, in Google of via WhatsApp. De dag ervoor krijgen ze een herinnering. Zegt iemand af, dan kan de plek naar de volgende op de wachtlijst. Zo hoef je niet meer heen en weer te bellen over een moment. Meer bij afspraken automatiseren.
4. Van werkbon naar factuur
Na de klus meld je af in de app: wat er gedaan is, materialen, eventueel een handtekening. De factuur staat dan klaar, met de juiste btw per regel, en de klant kan meteen betalen met een betaallink of aan de deur. Geen overtypen meer. Je boekhoudpakket houd je gewoon; facturen en betalingen gaan daar vanzelf naartoe. Zie bedrijfsprocessen automatiseren.
5. Achter betalingen aan
Is een factuur te laat, dan gaat er vanzelf een vriendelijke herinnering uit, met de betaallink erbij. Jij ziet in één overzicht wat openstaat en wie te laat is.
6. Offertes opvolgen
Een offerte die blijft liggen, is vaak een gemiste opdracht. Na een paar dagen krijgt de klant vanzelf een herinnering, en jij ziet welke offertes bekeken zijn en welke nog wachten. Komt er een vraag terug, dan staat die bij de klant, zodat je het gesprek kunt oppakken waar het bleef. Meer bij leadopvolging automatiseren.
7. Reviews vragen en je vindbaarheid bijhouden
Na een afgeronde klus of afspraak krijgt de klant een verzoek om een review. Daarnaast meten we elke week hoe je gevonden wordt in Google en of AI-assistenten zoals ChatGPT je noemen, met voorstellen om dat te verbeteren. Wat dat inhoudt, lees je bij vindbaarheid in Google en AI.
Rekenvoorbeeld: hoeveel tijd scheelt het?
Een voorbeeld voor een vakbedrijf met twee mensen, geen belofte:
- WhatsApp en vaste vragen: 15 berichten per dag × 3 minuten = ± 4 uur per week
- Gemiste oproepen terugbellen: 6 per week × 10 minuten = 1 uur per week
- Afspraken plannen en verzetten: ± 1,5 uur per week
- Werkbonnen uitwerken en facturen maken: 10 klussen × 10 minuten = ± 1,5 uur per week
- Betalingsherinneringen en offertes nabellen: ± 1 uur per week
Samen ± 9 uur per week. Neemt een digitale kantoorkracht daar twee derde van over, dan houd je ± 6 uur per week over, of minder avonden aan de keukentafel. Reken het na met je eigen aantallen.
Wat je beter zelf doet
- Het vakwerk en het advies aan de klant.
- Lastige gesprekken: een klacht, een discussie over een rekening.
- Beslissingen: welke klus je aanneemt, wat een maatwerkprijs is.
Een goede digitale kantoorkracht zet acties altijd eerst als voorstel klaar en laat jou bevestigen. Hij boekt, betaalt of belooft nooit iets wat jij niet hebt vastgelegd.
Vragen en antwoorden
Is een digitale kantoorkracht hetzelfde als een chatbot?
Nee. Een chatbot beantwoordt vragen; een digitale kantoorkracht doet ook het werk erachter: de aanvraag in je planning, de herinnering, de factuur en de opvolging.
Moet ik mijn boekhoudpakket opzeggen?
Nee. Facturen en betalingen kunnen naar je eigen boekhoudpakket gaan; je boekhouder werkt gewoon verder.
Hoeveel tijd kost het inrichten?
Meestal een uurtje samen, de rest regelen wij. Binnen een week werkt het.
Werkt het ook als ik alleen werk?
Juist dan: je staat op een klus en kunt niet tegelijk de telefoon opnemen, appen en facturen maken.
Wat als het me niet bevalt?
Je kunt het eerst 14 dagen gratis proberen, zonder betaalgegevens. Het stopt vanzelf als je niet verder wilt.
Wat kost een digitale kantoorkracht?
Dat hangt af van wat je laat overnemen. Alle pakketten en vanaf-prijzen staan op de prijspagina; in een kennismaking rekenen we uit welk pakket bij jouw bedrijf past.
Benieuwd welke taken bij jouw bedrijf het meeste tijd schelen? Plan een kennismaking via corvoapex.nl/kennismaking, dan rekenen we het samen uit.