Corvo ApexHoe regel je automatisch antwoorden buiten openingstijden?
Je regelt automatisch antwoorden buiten openingstijden door elk kanaal waarop klanten je 's avonds en in het weekend zoeken, zelf te laten reageren: een WhatsApp-assistent die vaste vragen beantwoordt, een chat op je website, een bericht bij een gemiste oproep en een boekingslink die altijd open staat. De klant krijgt direct antwoord of kan meteen een afspraak maken, en jij leest 's ochtends alleen wat echt jouw aandacht nodig heeft.
Gepubliceerd op
In dit artikel: waarom antwoord buiten kantoortijd zoveel uitmaakt, welke kanalen je automatiseert, wat je wel en niet automatisch laat afhandelen, en een rekenvoorbeeld.
Waarom is antwoord buiten openingstijden zo belangrijk?
Veel klanten regelen hun zaken als hun eigen werkdag erop zit: 's avonds op de bank of in het weekend. Dat is precies het moment waarop een klein bedrijf dicht is. Een klant die dan een vraag stelt en niets hoort, zoekt verder, en het bedrijf dat als eerste reageert, krijgt de klus.
Een automatisch antwoord hoeft niet alles op te lossen. Het belangrijkste is dat de klant weet dat zijn vraag is aangekomen, wat er nu gebeurt en wanneer hij een echt antwoord krijgt. Kan de assistent de vraag direct beantwoorden of een afspraak inplannen, des te beter.
Welke kanalen automatiseer je?
Kijk eerst waar je klanten je buiten kantoortijd proberen te bereiken. Bij de meeste kleine bedrijven zijn dat er vier:
- WhatsApp. Een WhatsApp-assistent beantwoordt vaste vragen uit jouw eigen informatie en vraagt een aanvraag compleet uit: wat er aan de hand is, het adres, een foto. Hoe dat werkt, lees je bij WhatsApp-automatisering.
- Je website. Een chat rechtsonder op je site doet hetzelfde voor bezoekers die liever niet appen. Zie AI-klantenservice.
- De telefoon. Wie belt en geen gehoor krijgt, krijgt binnen een minuut een WhatsApp-bericht met de vraag waarmee je kunt helpen. Meer bij gemiste oproepen automatiseren.
- Online boeken. Een boekingslink op je website staat dag en nacht open. De klant kiest zelf een moment dat echt vrij is. Zie afspraken automatiseren.
Afwezigheidsbericht of assistent: wat is het verschil?
Een afwezigheidsbericht is een vaste tekst: "We zijn gesloten, we reageren morgen." Dat is beter dan niets, want de klant weet dat zijn bericht is aangekomen. Maar hij heeft nog steeds geen antwoord en moet wachten.
Een assistent gaat een stap verder. Vraagt een klant tot hoe laat je morgen open bent, wat een APK ongeveer kost of of je in zijn woonplaats komt, dan krijgt hij meteen het antwoord uit jouw gegevens. Gaat het om een klus, dan vraagt de assistent door tot alles bekend is, zodat jij 's ochtends een complete aanvraag hebt in plaats van een bericht met "bel me even terug".
| Afwezigheidsbericht | Assistent | |
|---|---|---|
| Klant weet dat het bericht is aangekomen | ja | ja |
| Vaste vragen direct beantwoord | nee | ja |
| Aanvraag compleet uitgevraagd | nee | ja |
| Afspraak direct ingepland | nee | ja, met online boeken |
Wat laat je automatisch afhandelen, en wat niet?
Automatisch antwoorden werkt het best voor vragen met een vast antwoord: openingstijden, werkgebied, wat iets ongeveer kost volgens je eigen prijslijst, hoe lang iets duurt, en het plannen van een afspraak in vrije tijd.
Houd zelf in de hand:
- klachten en discussies over een rekening;
- spoed waarbij iemand direct moet komen; laat de assistent dan je noodnummer noemen;
- prijzen voor maatwerk, die je eerst wilt zien;
- alles waarbij een klant een toezegging verwacht die alleen jij kunt doen.
Een goede assistent zegt aan het begin dat hij een digitale assistent (AI) is, legt lastige vragen bij jou neer en belooft niets wat jij niet hebt vastgelegd.
Zo stel je automatisch antwoorden buiten openingstijden in
1. Leg je openingstijden en vaste antwoorden vast. Werktijden, werkgebied, je diensten met een richtprijs en de vragen die je het vaakst krijgt.
2. Kies wat de assistent mag doen. Alleen antwoorden, ook aanvragen uitvragen, of ook afspraken inplannen in je agenda.
3. Bepaal wat er 's ochtends bij jou terechtkomt. Elke aanvraag als taak of melding, met alles wat de klant al vertelde.
4. Test het zelf. Stuur 's avonds een paar berichten zoals een klant dat zou doen, en kijk of de antwoorden kloppen.
5. Lees de eerste weken mee. Je ziet welke vragen nog geen goed antwoord krijgen en vult die aan.
Rekenvoorbeeld: wat levert antwoord buiten kantoortijd op?
Een voorbeeld, geen meting bij een klant. Stel dat er bij een klein vakbedrijf per week tien berichten en gemiste oproepen binnenkomen buiten openingstijden, en dat zonder antwoord de helft van die mensen een ander bedrijf benadert.
| Zonder automatisch antwoord | Met automatisch antwoord | |
|---|---|---|
| Vragen buiten kantoortijd per week | 10 | 10 |
| Klant zoekt verder | 5 | 1 à 2 |
| Gemiste klussen per maand | ± 20 | ± 6 |
Is een gemiddelde klus 150 euro waard, dan scheelt dat in dit voorbeeld ruim 2.000 euro aan klussen per maand die je anders misloopt. Reken het na met je eigen aantallen. Wat een gemiste beller je kost, lees je ook in wat kost een gemiste oproep.
Wat heb je ervoor nodig?
Voor WhatsApp heb je een zakelijk nummer nodig; de berichtkosten van WhatsApp betaalt je bedrijf rechtstreeks aan Meta. Voor de websitechat plak je één regel code op je site. Voor online boeken zet je een knop of link op je website. Corvo Apex richt dit samen met je in en zet alle kanalen in één overzicht, zodat je 's ochtends op één plek ziet wat er 's nachts binnenkwam. Je kunt het eerst 14 dagen gratis proberen.
Vragen en antwoorden
Kan ik automatisch antwoorden buiten openingstijden ook via WhatsApp?
Ja. Een WhatsApp-assistent beantwoordt vaste vragen uit je eigen informatie en vraagt een aanvraag compleet uit. Wil je alleen een vaste tekst, dan kan een afwezigheidsbericht ook.
Merkt de klant dat het een assistent is?
Ja, en dat hoort zo. De assistent zegt in het eerste bericht dat hij een digitale assistent (AI) is en dat een medewerker kan meekijken en overnemen.
Wat gebeurt er met spoed buiten openingstijden?
Dat bepaal je zelf. Laat de assistent bij spoed je noodnummer noemen of de klant vragen te bellen, en laat gewone vragen op de volgende werkdag terugkomen.
Plant de assistent ook afspraken in?
Als je dat wilt. Met online boeken kiest de klant zelf een vrij moment in je agenda, of de afspraak komt eerst als voorstel binnen en jij bevestigt hem met één tik.
Moet ik dan 's avonds meelezen?
Nee. Je leest 's ochtends wat er binnenkwam, met de aanvragen al compleet uitgevraagd. Wil je toch iets zien, dan kun je altijd meekijken en overnemen.
Wil je weten wat er bij jou buiten openingstijden binnenkomt, en wat daarvan een klus kan worden? Plan een kennismaking via corvoapex.nl/kennismaking. Je kunt het daarna 14 dagen gratis proberen.